Es gibt Unternehmen, die seit Jahren mit einem Programm arbeiten, das ihnen nicht mehr gefällt. Es ist langsam, spricht mit nichts, jede Änderung kostet Geld. Und sie bleiben dabei. Nicht aus Zuneigung, sondern weil ein Wechsel Angst macht. Es ist eine berechtigte Angst: In der Verwaltung fällt ein Fehler nicht an dem Tag auf, an dem du ihn machst, sondern wenn das Quartal kommt.
Wir geben dieser Angst einen Namen und schauen, was nötig ist, um sie loszuwerden.
Die drei altbekannten Ängste
- Die Historie verlieren. Jahre an Rechnungen, Kunden und Zahlungseingängen, die du weder neu eintippen noch in der Schublade verschwinden lassen willst.
- Dass die MwSt. nicht aufgeht. Dass das Importierte nicht dieselbe Summe ergibt wie das Ausgestellte und du es erst bei der Abgabe des Modells entdeckst.
- Die Salden. Kunden, die Geld schulden und die nach dem Wechsel so erscheinen, als schuldeten sie nichts. Oder umgekehrt.
Alle drei haben dieselbe Wurzel: eine Datei importieren und vertrauen. Wenn du nicht siehst, was hereinkommt, es mit nichts abgleichst und nicht zurückkannst, ist jede Migration ein Glücksspiel.
Erstens: Ohne Vorschau wird nichts gespeichert
In BionicAdri gibt es keinen Importbildschirm. Du übergibst ADRI die Datei, die du aus deinem Programm exportiert hast, und gibst an, was sie ist: zum Beispiel das Buch der ausgestellten Rechnungen eines Zeitraums. Sie kann aus Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol oder einem anderen Programm stammen: ADRI braucht das Buch als Excel- oder CSV-Datei, nicht als PDF.
ADRI kopiert die Zeilen nicht von Hand. Er konvertiert die Datei mit Code, der nicht müde wird und keine Zeile auslässt, und zeigt dir vor dem Speichern eine Vorschau: wie viele Rechnungen und wie viele Korrekturrechnungen, wie viele neue Kunden und welche Zeilen Fehler haben, samt Grund. Bis du zustimmst, wurde nichts geschrieben.
Zweitens: Der Gesamtbetrag muss mit deinem Buch übereinstimmen
Die Vorschau stellt den Gesamtbetrag, der importiert wird, neben den Gesamtbetrag des Originalbuchs. Du vergleichst diese Zahl mit der aus deinem Programm, das maßgeblich ist. Wenn sie nicht übereinstimmt oder es Zeilen mit Fehlern gibt, lässt BionicAdri dich nicht bestätigen.
Diese Regel wirkt hart und ist die nützlichste. Ein Gesamtbetrag, der nicht stimmt, ist meist eine falsch exportierte Zeile, ein halb abgeschnittener Zeitraum oder eine Korrekturrechnung mit vertauschtem Vorzeichen. Besser, du merkst es vor der Vorschau als sechs Monate später.
Drittens: Importierte Rechnungen bleiben geschlossen
Eine importierte Rechnung zählt als deine. Sie erscheint in der Liste, im Kundenprofil, in der Finanzübersicht, im Aktivitätsbericht und in der MwSt.-Schätzung. ADRI sieht sie und beantwortet Fragen dazu.
Sie tut aber nichts von selbst. Sie läuft nicht durch VeriFactu, weil das bereits dein vorheriges Programm erledigt hat. Sie wird nicht versendet, nicht per Karte eingezogen, hat keinen Zahlungslink und keine Erinnerungen. Sie bewegt keinen Lagerbestand. Und sie kann hier weder bearbeitet, gelöscht noch berichtigt werden, auch nicht als Hauptadministrator. Wenn etwas korrigiert werden muss, wird es im Ausgangsprogramm korrigiert und kommt mit dem nächsten Import.
Das löst eine Angst, die kaum jemand laut ausspricht: dass eine alte importierte Rechnung eine Zahlungserinnerung an einen Kunden auslöst, der 2023 bezahlt hat. Hier kann das nicht passieren. Sie tragen das Etikett «Importiert» mit dem Namen des Programms und einer Nummer, die mit EXT beginnt; so belegen sie keine Nummern aus deinen Serien und überspringen auch keine.
Wenn du eine Zeit lang mit beiden Programmen gleichzeitig fakturierst und eine in BionicAdri ausgestellte Rechnung auch im Buch des anderen erscheint, erkennt der Import sie anhand der Nummer oder anhand von Kunde, Datum und Gesamtbetrag und dupliziert sie nicht. Die Vorschau zeigt dir, wie viele übersprungen wurden.
Die Salden: Das MwSt.-Buch sagt nicht, was eingegangen ist
Das Buch der ausgestellten Rechnungen sagt, was du fakturiert hast, aber nicht, was dir bezahlt wurde. Deshalb steht jede Rechnung beim Import auf «Zahlungseingang unbekannt»: Sie zählt zu den Umsätzen, erscheint aber nicht als offene Forderung. So füllt sich deine Liste nicht mit falschen Schulden.
Um Zahlungen zuzuordnen, übergibst du ADRI das Journal oder das Debitorenhauptbuch aus demselben Programm und für den Zeitraum, den es abdeckt. ADRI ordnet jede Zahlung ihrer Rechnung zu: zuerst, wenn im Verwendungszweck die Nummer genannt wird, dann über den exakten Betrag und, falls das nicht passt, beginnend mit der ältesten Rechnung des Kunden. Die Rechnungen wechseln zu bezahlt, teilweise bezahlt, offen oder überfällig.
Das Wichtigste steckt im Unklaren. Wenn eine Zahlung zu zwei Rechnungen passt, fragt ADRI dich, welche es ist. ADRI entscheidet nie selbst. Wenn im Verwendungszweck eine Nummer genannt wird, die zu keiner importierten Rechnung gehört, aber genau eine offene Rechnung des Kunden genau diesen Betrag hat, schlägt ADRI sie dir vor – und die Entscheidung bleibt bei dir.
Außerdem werden Zahlungen nicht doppelt erfasst, wenn Sie dasselbe Journal erneut importieren oder ein über mehrere Monate kumuliertes Journal einspielen. Bereits erfasste Zahlungen werden erkannt.
Ein letzter Schutz: Solange ein Kunde importierte Rechnungen mit unbekanntem Zahlungsstatus hat, kann er nicht deaktiviert werden. Zuerst muss das Journal importiert werden, um zu sehen, ob er etwas schuldet.
Und wenn Sie einen Fehler machen: die Charge rückgängig machen
„Adri, mach den Import von gestern rückgängig.“ Die Rechnungen, die diese Charge erstellt hat, werden gelöscht – oder die Zahlungen, wenn es ein Journal war. Das kann die Person tun, die ihn ausgeführt hat, oder ein Hauptadministrator. Die neu angelegten Kunden bleiben erhalten, denn sie gehören zu Ihrem Kundenstamm.
Zu wissen, dass Sie zurückgehen können, verändert die Art zu arbeiten. Sie importieren einen Monat, prüfen ihn und machen mit dem Rest weiter – ohne Angst, dass ein Fehler für immer bleibt.
Danach: das Journal abfragen
Mit importiertem Journal beantwortet ADRI Buchhaltungsfragen mit Ihren eigenen Zahlen und Ihren eigenen Berechtigungen: wie viel Sie in diesem Quartal auf einem Konto ausgegeben haben, die Buchungssätze zur 430 im März, Summen und Salden, den Saldo jedes Kunden oder Lieferanten. ADRI liest nur: erstellt oder ändert keine Buchungssätze.
Und ein ehrlicher Hinweis: Importierte Rechnungen haben in BionicAdri keine Buchungssätze, weil sie in Ihrem vorherigen Programm verbucht wurden. Das Journal und die MwSt.-Schätzung gehen für sie nicht auf – und das ist kein Fehler. ADRI sagt Ihnen, wie viele es in welchem Zeitraum sind. Das ersetzt nicht Ihre offizielle Buchhaltung: Es ist eine Möglichkeit, die Historie griffbereit zu haben, ohne sie zu verlieren.
Auch Kunden lassen sich mit Vorschau importieren
Die Kundenliste wird genauso importiert. Sie übergeben die Excel- oder CSV-Datei, sehen, wie viele angelegt und wie viele aktualisiert werden, und die Fehler Zeile für Zeile – und bestätigen. Wenn ein Kunde bereits existiert, wird in dieser Reihenfolge nach der BionicAdri-ID, der externen Kundennummer, der NIF und der E-Mail-Adresse gesucht. Ein erneuter Import derselben Datei erzeugt keine Duplikate. Jeder Kunde kann die Nummer speichern, die er im vorherigen Programm hatte, damit Sie ihn mit der gewohnten Suche finden.
Das nehmen Sie mit
- Nichts wird gespeichert, ohne dass Sie es vorher gesehen haben. Vorschau mit Fehlern und Hinweisen.
- Die Gesamtsumme stimmt – oder sie wird nicht übernommen. Abgeglichen mit dem Journal Ihres Programms.
- Importierte Daten handeln nicht selbstständig. Keine Versendungen, Zahlungen oder Erinnerungen.
- Unklares entscheiden Sie. ADRI fragt nach, statt auszuwählen.
- Alles lässt sich rückgängig machen. Chargenweise.
Wenn Sie sehen möchten, wie das mit einer Datei aus Ihrem Unternehmen funktioniert, finden Sie die Seite zum Wechsel des Verwaltungsprogramms. Für alles Weitere schauen Sie sich die Rechnungsstellung mit VeriFactu und Angebote und Verträge an. Und wenn Sie sich fragen, wer nach dem Einstieg auf was zugreifen kann, lesen Sie wie wir Zeiterfassung, Unterschriften und Gehaltsabrechnungen schützen.
Nächster Schritt
Möchten Sie einen Import mit einer echten Vorschau sehen? Fordern Sie eine Demo an – wir machen sie gemeinsam mit Ihnen.
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