Există companii care de ani de zile folosesc un program care nu le mai place. Este lent, nu comunică cu nimic, fiecare modificare costă bani. Și continuă cu el. Nu din afecțiune, ci pentru că schimbarea sperie. Este o frică rezonabilă: în gestiune, o eroare nu se observă în ziua în care o faci, ci se observă când sosește trimestrul.
Să dăm un nume acestei temeri și să vedem ce este nevoie pentru a o înlătura.
Cele trei temeri dintotdeauna
- Pierderea istoricului. Ani de facturi, de clienți și de încasări pe care nu vrei să le reintroduci de la tastatură sau să le lași într-un sertar.
- Dezechilibrarea TVA-ului. Că ceea ce ai importat nu însumează la fel ca ceea ce ai emis și descoperi asta când depui declarația.
- Soldurile. Clienți care datorează bani și care, după schimbare, apar ca și cum nu ar datora nimic. Sau invers.
Toate trei au aceeași rădăcină: importul unui fișier și încrederea. Dacă nu vezi ce urmează să intre, nu îl poți reconcilia cu nimic și nu poți reveni, orice migrare este un pariu.
Primul lucru: nu se salvează nimic fără o previzualizare
În BionicAdri nu există un ecran de importare. Îi dai lui ADRI fișierul pe care l-ai exportat din programul tău și îi spui ce este: registrul facturilor emise pentru o perioadă, de exemplu. Poate fi din Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol sau altul: ce are nevoie este registrul în Excel sau CSV, nu în PDF.
ADRI nu copiază rândurile manual. Convertește fișierul cu cod, care nu obosește și nu sare peste nicio linie, și îți arată o previzualizare înainte de a salva ceva: câte facturi și câte facturi de corecție, câți clienți noi și ce rânduri au erori, cu motivul lor. Până nu spui da, nu s-a scris nimic.
Al doilea lucru: totalul trebuie să se potrivească cu registrul tău
Previzualizarea pune totalul care urmează să fie importat lângă totalul registrului original. Compari această cifră cu cea din programul tău, care este cel care contează. Dacă nu coincide, sau dacă există rânduri cu erori, BionicAdri nu te lasă să confirmi.
Regula pare dură și este cea mai utilă. Un total care nu se potrivește este de obicei un rând exportat greșit, o perioadă tăiată la jumătate sau o factură de corecție cu semnul schimbat. Mai bine afli la previzualizare decât șase luni mai târziu.
Al treilea lucru: facturile importate rămân închise
O factură importată contează ca a ta. Apare în listă, în fișa clientului, în panoul financiar, în raportul de activitate și în estimarea TVA. ADRI o vede și răspunde la întrebări despre ea.
Dar nu face nimic de la sine. Nu trece prin VeriFactu, pentru că asta a făcut deja programul tău anterior. Nu se trimite, nu se încasează prin card, nu are link de plată sau mementouri. Nu mișcă stocul. Și nu poate fi editată, ștearsă sau corectată aici, nici măcar ca administrator general. Dacă trebuie corectat ceva, se corectează în programul de origine și ajunge la următoarea importare.
Asta rezolvă o teamă pe care aproape nimeni nu o spune cu voce tare: că o factură veche, importată, declanșează un memento de plată către un client care a plătit în 2023. Aici nu se poate întâmpla. Ele au o etichetă „Importată” cu numele programului și un număr care începe cu EXT, astfel nu ocupă și nu sar peste numerele din seriile tale.
Dacă o perioadă facturezi cu ambele programe simultan, iar o factură emisă în BionicAdri apare și în registrul celuilalt, importarea o recunoaște după număr sau după client, dată și total și nu o duplică. Previzualizarea îți spune câte a omis.
Soldurile: registrul de TVA nu spune ce s-a încasat
Registrul facturilor emise spune ce ai facturat, dar nu ce ți s-a plătit. De aceea, la importare, fiecare factură rămâne la „încasare necunoscută”: contează în vânzări, dar nu apare ca de încasat. Astfel nu ți se umple lista de datorii false.
Pentru a înregistra încasările, îi dai lui ADRI registrul jurnal, sau cartea mare a clienților, din același program și pentru perioada acoperită. ADRI leagă fiecare încasare de factura ei: mai întâi dacă descrierea menționează numărul, apoi după suma exactă și, dacă nu, începând cu cea mai veche factură a clientului. Facturile trec la achitată, plată parțială, în așteptare sau restantă.
Partea importantă este în zona incertitudinii. Dacă o încasare se potrivește cu două facturi, ADRI te întreabă care. Nu alege niciodată el. Dacă descrierea menționează un număr care nu este al niciunei facturi importate, dar o singură factură deschisă a clientului are exact acea sumă, ți-o propune, iar decizia rămâne a ta.
În plus, dacă repeți același jurnal sau încarci unul cumulat pentru mai multe luni, încasările nu se dublează. Cele care au intrat deja sunt recunoscute.
O ultimă protecție: cât timp un client are facturi importate cu încasare necunoscută, nu poate fi dezactivat. Mai întâi încarci jurnalul pentru a afla dacă datorează ceva.
Și dacă greșești: anulează lotul
«Adri, anulează importarea de ieri». Se șterg facturile create de acel lot sau încasările, dacă era un jurnal contabil. Poate face asta cine a făcut importarea sau un administrator general. Clienții noi pe care i-a creat se păstrează, pentru că fac parte din portofoliul tău.
Să știi că poți da înapoi îți schimbă modul de lucru. Imporți o lună, te uiți la ea și continui cu restul fără teama că o eroare va rămâne pentru totdeauna.
Apoi: întreabă jurnalul
Cu jurnalul încărcat, ADRI răspunde la întrebări de contabilitate cu aceleași cifre și aceleași permisiuni ca ale tale: cât ai cheltuit într-un cont în acest trimestru, înregistrările contabile din contul 430 pentru martie, sume și solduri, soldul fiecărui client sau furnizor. Doar citește: nu creează și nu modifică înregistrări contabile.
Și un avertisment sincer. Facturile importate nu au înregistrări contabile în BionicAdri, pentru că au fost contabilizate în programul tău anterior. Jurnalul și estimarea TVA nu se potrivesc pentru ele, și nu este o eroare. ADRI îți spune câte sunt în fiecare perioadă. Acest lucru nu înlocuiește contabilitatea ta oficială: este o modalitate de a avea istoricul la îndemână, fără să îl pierzi.
Clienții intră și ei cu previzualizare
Lista de clienți se importă la fel. Încarci fișierul Excel sau CSV, vezi câți se creează, câți se actualizează și erorile rând cu rând, apoi confirmi. Dacă un client există deja, se caută după identificatorul BionicAdri, după numărul de client extern, după NIF și după e-mail, în această ordine. Reimportarea aceluiași fișier nu duplică. Fiecare client poate păstra numărul pe care îl avea în programul anterior, pentru a-l găsi cu căutarea obișnuită.
Ce obții
- Nimic nu se salvează fără să vezi mai întâi. Previzualizare cu erori și avertismente.
- Totalul se potrivește sau nu intră. Față de registrul programului tău.
- Ce este importat nu acționează singur. Fără trimiteri, încasări sau reamintiri.
- Ce e neclar, decizi tu. ADRI întreabă, nu alege.
- Totul poate fi anulat. Pe loturi.
Dacă vrei să vezi cum funcționează cu un fișier al companiei tale, ai pagina despre schimbarea programului de gestiune. Pentru ce urmează, vezi facturarea cu VeriFactu și oferte și contracte. Iar dacă te preocupă cine poate modifica ce după ce intri, citește cum protejăm pontajele, semnăturile și statele de plată.
Următorul pas
Vrei să vezi o importare cu o previzualizare reală? Solicită un demo și o facem împreună cu tine.
- Migrare
- Facturare
- Contabilitate
- ADRI