ERP und Abrechnung: vom Angebot zur Zahlung

Finanzübersicht

Eine Zusammenfassung mit Einnahmen und Ausgaben des Monats/Quartals/Jahres, 12-Monats-Grafik von Umsatz vs. Ausgaben, ausstehende Rechnungen und bevorstehende Steuertermine.

Angebote

Ein Angebot erstellen

1. Gehe zu Angebote → Neu.
2. Wähle den Kunden aus (oder erstelle ihn spontan).
3. Füge Positionen mit Produkten oder Dienstleistungen hinzu.
4. Wähle die anwendbare MwSt. und den Gültigkeitszeitraum.
5. Speichere als Entwurf oder sende es an den Kunden.

Öffentliches Angebot

Jedes gesendete Angebot erzeugt einen einzigartigen öffentlichen Link. Der Kunde kann es ohne Konto ansehen, mit einem Klick annehmen oder ablehnen und Kommentare hinterlassen. Du erhältst sofort eine Benachrichtigung, wenn er entscheidet.

Mit KI generieren

Beschreibe in natürlicher Sprache, was du anbieten möchtest, und dein Assistent verfasst automatisch die Angebotspositionen.

Rechnungen

Vom Angebot zur Rechnung

Wenn ein Angebot akzeptiert wird, wird ein Rechnungsentwurf mit allen Daten erstellt. Prüfen Sie ihn und stellen Sie ihn aus — ab diesem Moment wird er in der Buchhaltung erfasst.

Automatische Zahlungserinnerungen

Wenn Sie es aktivieren, verfasst und versendet Ihr Assistent gestaffelte E-Mail-Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen: sanfte Hinweise, wenn die Fälligkeit näher rückt, eindringlichere mit der Zeit, bis die Rechnung an die manuelle Nachverfolgung übergeht.

Wichtig: Die Erinnerungen enthalten niemals Bankdaten oder Kontonummern — diese Daten stehen nur in der Rechnung selbst, um Überweisungsfehler zu vermeiden.

Zahlungseingang erfassen

Öffnen Sie die bezahlte Rechnung, klicken Sie auf Zahlung erfassen, geben Sie Datum und Betrag an. Der Buchungssatz wird automatisch generiert.

Einkäufe und Ausgaben

Lieferanten, Ausgaben und Bestellungen befinden sich in einem gemeinsamen Bereich mit Tabs, um zwischen Ansichten zu wechseln, und einer vollständigen Lieferantenakte mit Kaufhistorie.

Ausgabe hochladen

1. Laden Sie die Lieferantenrechnung als PDF oder Foto hoch.
2. Das System extrahiert automatisch Datum, Lieferant, Gesamtbetrag, Nettobetrag und MwSt. durch optische Zeichenerkennung.
3. Wählen Sie den Lieferanten aus dem Dropdown-Menü (oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie seinen Namen eingeben).
4. Prüfen und speichern.

Die Buchhaltungskategorie wird automatisch vorgeschlagen; Sie können sie akzeptieren oder ändern.

Buchhaltung

Alles wird automatisch nach doppelter Buchführung verbucht. Sie können die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Summen- und Saldenliste sowie das Journal einsehen — alles exportierbar nach Excel und PDF.

Steuerliche Pflichten (Spanien)

Die üblichen periodischen Steuermodelle für spanische KMU werden automatisch generiert: die vierteljährliche MwSt., die Zusammenfassung der Geschäfte mit Dritten, die die Jahresschwelle überschreiten, und die jährliche MwSt.-Zusammenfassung. Das System erinnert mit konfigurierbarem Vorlauf vor jeder Fälligkeit.

Elektronische Rechnungsstellung (VeriFactu)

Die Rechnungsstellung erzeugt die technischen Elemente von VeriFactu: Jede Rechnung wird mit einem SHA-256-Fingerabdruck verkettet und enthält XML, QR und Protokoll, was eine nachträgliche Änderung ohne Spuren erschwert. Die tatsächliche Übermittlung an die Agencia Tributaria ist noch nicht verfügbar.

Vertriebsprovisionen

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter nach Verkäufen bezahlt werden, berechnet das System Provisionen automatisch je nach Produkttyp (konfigurierbare Prozentsätze), mit einem Genehmigungsworkflow: ausstehend → genehmigt → bezahlt.

Weitere verfügbare Automatisierungen

• Bankabstimmung — Sie importieren den Kontoauszug und das System ordnet automatisch jeden Zahlungseingang seiner Rechnung zu und markiert sie als bezahlt.
• Angebotsverfolgung — E-Mail-Hinweis bei versendeten Angeboten ohne Antwort.
• Tägliches Briefing — eine Management-Zusammenfassung mit Kassenstand, Fälligkeiten, Angeboten und was heute zu erledigen ist.
• Erkennung von Ausgabenanomalien — markiert verdächtige Ausgaben mit einer Risikobewertung, ohne etwas zu blockieren.

Alle werden über die Moduleinstellungen aktiviert und konfiguriert, mit unabhängigen Schaltern und, bei den meisten, einem Testmodus, um sie funktionieren zu sehen, ohne etwas Echtes zu versenden.

Haben Sie bereits ein anderes Verwaltungssystem?

Die Plattform kann als KI- und Benutzererfahrungsschicht über einem externen ERP agieren, das Sie bereits nutzen: Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Ausgaben, Angebote und Bestellungen werden automatisch in beide Richtungen synchronisiert, ohne Daten zu duplizieren.

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