È un problema che conoscono quasi tutte le PMI: il gestionale notifica tutto via email. Un nuovo lead, un'attività chiusa, una timbratura, un riepilogo giornaliero. Dopo qualche settimana le persone creano una regola per spostarli in una cartella che nessuno apre. E il giorno in cui arriva l'avviso che contava davvero, una busta paga da firmare o un incasso non riuscito, finisce anche lui in quella cartella.
Abbiamo cambiato il modo in cui BionicAdri invia gli avvisi, per evitare che accada. L'idea è semplice: la campanella conserva tutto e l'email contiene solo ciò che non può aspettare.
Perché le email di notifica saturano un team?
Perché mescolano due cose diverse. Ci sono avvisi che richiedono un'azione da parte tua, come firmare, approvare, rispondere o controllare un guasto. E ci sono avvisi che informano solo di qualcosa che è già successo. Se entrambi arrivano nello stesso posto e con lo stesso aspetto, il cervello impara a ignorarli tutti.
La soluzione non è eliminare gli avvisi. È inviare ciascuno sul canale che gli compete: l'urgente via email, che è quello che controlli anche quando non hai l'app aperta, e l'informativo in un posto dove puoi consultarlo quando vuoi.
Le tre opzioni di «Avvisi via email»
Ogni persona sceglie nel proprio profilo, nella scheda Avvisi via email, cosa le arriva anche via email. La campanella riceve comunque quasi tutti gli avvisi; questa opzione decide solo l'email.
- Tutti. Ogni avviso della piattaforma ti arriva anche via email.
- Solo critici. È l'opzione consigliata e quella predefinita. Via email arriva solo ciò che richiede un tuo intervento o è un'allerta. Il resto resta nella campanella.
- Nessuno. Ricevi solo le email necessarie per accedere al tuo account.
Ogni persona cambia la propria. Nessuno decide per te quante email ricevi.
Cosa conta come avviso critico?
Con «Solo critici» ricevi via email, tra l'altro:
- Accesso e sicurezza: recuperare la password, verificare l'email, l'invito di registrazione, i codici per firmare o un accesso sospetto. Questi arrivano sempre, qualunque opzione tu scelga.
- Firme e buste paga: documenti o buste paga in attesa della tua firma, i relativi promemoria e annullamenti.
- Ferie e permessi: quando vengono approvati, rifiutati, cancellati o annullati.
- Turni: quando ti assegnano o ti cambiano un turno.
- Riunioni e appuntamenti: inviti e appuntamenti prenotati o annullati.
- Incassi e vendite: un incasso automatico che fallisce, una fattura scaduta che passa a un livello superiore o un preventivo firmato.
- Scadenze legali e fiscali: segnalazioni del canale etico, richieste relative ai diritti sui dati e scadenze fiscali.
- Avvisi di sistema: errori, disco pieno o supporto urgente.
Il riepilogo giornaliero, i nuovi lead, le timbrature, le attività o la manutenzione vivono nella campanella.
La campanella: visto non significa letto
La campanella dell'app funziona come quella di qualsiasi cellulare, con un dettaglio importante: aprirla non segna nulla come letto.
- Il numero rosso conta gli avvisi nuovi che non hai ancora visto.
- Quando tocchi un avviso, viene segnato come letto e ti porta alla sua schermata.
- Segna tutto come letto pulisce l'elenco in una volta.
- Vedi tutte apre la tua casella completa, con filtri per Tutte, Non lette e Critiche, e per tipo di avviso.
Così puoi dare un'occhiata rapida senza perdere di vista ciò che hai ancora in sospeso.
Il promemoria delle 72 ore
E se un avviso della campanella resta per giorni senza essere letto? Per questo c'è il promemoria. Se sei in «Solo critici» e un avviso che vive solo nella campanella rimane non letto per più di 72 ore, ricevi una sola email, la mattina di un giorno lavorativo, con l'elenco di quegli avvisi.
Ha tre limiti pensati per evitare che diventi un'altra email pesante: conta solo ciò che risale agli ultimi 14 giorni, ogni avviso viene ricordato una sola volta e, se scegli «Tutti» o «Nessuno», non viene inviato.
Meno avvisi ripetuti e oggetti comprensibili
Oltre a scegliere il canale, abbiamo ridotto il rumore alla fonte:
- I cambi di turno vengono raggruppati: se le Risorse Umane modificano più turni consecutivi, ricevi un solo avviso per gruppo, non uno per ogni modifica.
- Gli avvisi di ferie e di modifiche alle timbrature riportano nell'oggetto le date o la timbratura specifica, così sai di cosa si tratta senza aprirlo.
- Ogni avviso viene inviato nella lingua della persona che lo riceve.
Le email che non vanno a un account della piattaforma, come quelle inviate all'indirizzo di un cliente, non passano da questo filtro: sono comunicazioni con terzi, non avvisi interni.
Cosa ne guadagna la tua azienda
Una casella di posta con meno avvisi è una casella che le persone tornano a leggere. Quando via email arriva solo ciò che richiede un'azione, un'email di BionicAdri torna a significare «devi fare qualcosa». E le informazioni restano lì, ordinate nella campanella, per chi vuole consultarle.
Se vuoi sapere come vengono inviati i messaggi a clienti e contatti, ne parliamo in quando ADRI ti chiede il permesso e quando no. Altro sulla vita quotidiana del team in ferie, permessi e turni e in la casella di posta, WhatsApp e Telegram, oppure richiedi una demo.
Domande frequenti
L'amministratore può cambiare i miei avvisi via email?
No. Ogni persona sceglie la propria opzione dal proprio profilo, nella scheda Avvisi via email. Per impostazione predefinita è «Solo critici».
Smetterò di ricevere l'email per recuperare la password?
No. Gli avvisi di accesso e sicurezza, come il recupero della password o i codici per firmare, arrivano sempre via email, qualunque opzione tu scelga.
Aprire la campanella segna gli avvisi come letti?
No. Aprirla li segna solo come visti e abbassa il numero rosso. Un avviso viene segnato come letto toccandolo, oppure tutti insieme con «Segna tutto come letto».
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