Este o problemă pe care aproape toate IMM-urile o cunosc: programul de gestiune notifică totul pe e-mail. Un lead nou, o sarcină închisă, o pontare, un rezumat al zilei. După câteva săptămâni, oamenii creează o regulă ca să le trimită într-un dosar pe care nu îl deschide nimeni. Iar în ziua în care apare notificarea care conta cu adevărat, un stat de plată de semnat sau o încasare care a eșuat, ajunge tot în acel dosar.
Am schimbat modul în care notifică BionicAdri, ca să nu se întâmple asta. Ideea este simplă: clopoțelul păstrează tot, iar e-mailul duce doar ce nu poate aștepta.
De ce e-mailurile de notificare supraîncarcă o echipă?
Pentru că amestecă două lucruri diferite. Există notificări care îți cer o acțiune, cum ar fi să semnezi, să aprobi, să răspunzi sau să verifici o defecțiune. Și există notificări care doar informează despre ceva ce s-a întâmplat deja. Dacă ambele ajung în același loc și arată la fel, creierul învață să le ignore pe toate.
Soluția nu este să elimini notificările. Ci să trimiți fiecare pe canalul care îi corespunde: urgentul pe e-mail, pe care îl verifici chiar dacă nu ai aplicația deschisă, iar informativul într-un loc unde îl poți consulta când vrei.
Cele trei opțiuni pentru «Notificări pe e-mail»
Fiecare persoană alege în profilul său, în fila Notificări pe e-mail, ce îi ajunge și pe e-mail. Clopoțelul primește oricum aproape toate notificările; această opțiune decide doar e-mailul.
- Toate. Fiecare notificare din platformă îți ajunge și pe e-mail.
- Doar critice. Este opțiunea recomandată și cea implicită. Pe e-mail primești doar ceea ce îți cere să faci ceva sau este o alertă. Restul rămâne în clopoțel.
- Niciunul. Primești doar e-mailurile necesare pentru a intra în contul tău.
Fiecare persoană o schimbă pe a sa. Nimeni nu decide în locul tău câte e-mailuri primești.
Ce se consideră notificare critică?
Cu «Doar critice» primești pe e-mail, printre altele:
- Acces și securitate: recuperarea parolei, verificarea e-mailului, invitația de înregistrare, codurile pentru semnare sau o conectare suspectă. Acestea ajung întotdeauna, indiferent ce opțiune alegi.
- Semnături și state de plată: documente sau state de plată care așteaptă semnătura ta, mementourile și anulările lor.
- Concedii și permisii: când sunt aprobate, respinse, anulate sau revocate.
- Ture: când ți se atribuie sau ți se schimbă o tură.
- Ședințe și programări: invitații și programări rezervate sau anulate.
- Încasări și vânzări: o încasare automată care eșuează, o factură scadentă care este escaladată sau un deviz semnat.
- Termene legale și fiscale: sesizări prin canalul de etică, cereri privind drepturile asupra datelor și termene fiscale.
- Alerte de sistem: defecțiuni, disc plin sau suport urgent.
Rezumatul zilnic, lead-urile noi, pontajele, sarcinile sau mentenanța stau în clopoțel.
Clopoțelul: văzut nu este același lucru cu citit
Clopoțelul din aplicație funcționează ca cel de pe orice telefon, cu un detaliu important: deschiderea lui nu marchează nimic ca citit.
- Numărul roșu numără notificările noi pe care nu le-ai văzut încă.
- Când apeși o notificare, aceasta se marchează ca citită și te duce la ecranul ei.
- Marchează tot ca citit golește lista dintr-o dată.
- Vezi toate îți deschide inboxul complet, cu filtre pentru Toate, Necitite și Critice, și după tipul de notificare.
Așa poți arunca o privire rapidă fără să pierzi din vedere ce mai ai de făcut.
Memento-ul de 72 de ore
Și dacă o notificare din clopoțel rămâne zile întregi necitită? Pentru asta există memento-ul. Dacă ești pe «Doar critice» și o notificare care există doar în clopoțel are mai mult de 72 de ore fără să fie citită, primești un singur e-mail, dimineața într-o zi lucrătoare, cu lista acelor notificări.
Are trei limite gândite ca să nu devină un alt e-mail apăsător: ia în calcul doar ce s-a întâmplat în ultimele 14 zile, fiecare notificare este reamintită o singură dată și, dacă alegi «Toate» sau «Niciuna», nu se trimite.
Mai puține notificări repetate și subiecte ușor de înțeles
Pe lângă alegerea canalului, am redus zgomotul de la sursă:
- Modificările de tură sunt grupate: dacă HR ajustează mai multe ture la rând, primești o singură notificare pe serie, nu una pentru fiecare modificare.
- Notificările de concediu și de modificări ale pontajului au în subiect datele sau pontajul concret, ca să știi despre ce este vorba fără să o deschizi.
- Fiecare notificare apare în limba persoanei care o primește.
E-mailurile care nu merg către un cont al platformei, cum ar fi cele trimise la adresa unui client, nu trec prin acest filtru: acelea sunt comunicări cu terți, nu notificări interne.
Ce câștigă compania ta
O cutie poștală cu mai puține notificări este o cutie poștală pe care oamenii o citesc din nou. Când pe e-mail ajunge doar ceea ce cere o acțiune, un e-mail de la BionicAdri înseamnă din nou «trebuie să faci ceva». Iar informațiile rămân acolo, ordonate în clopoțel, pentru cine vrea să le consulte.
Dacă vrei să știi cum pleacă mesajele către clienți și contacte, povestim în când îți cere ADRI permisiunea și când nu. Mai multe despre ziua de zi cu zi a echipei în concedii, permise și ture și în inboxul de e-mail, WhatsApp și Telegram, sau cere o demonstrație.
Întrebări frecvente
Poate administratorul să îmi modifice notificările pe e-mail?
Nu. Fiecare persoană își alege opțiunea din propriul profil, în fila Notificări pe e-mail. Implicit este «Doar critice».
Voi înceta să primesc e-mailul pentru recuperarea parolei?
Nu. Notificările de acces și de securitate, cum ar fi recuperarea parolei sau codurile pentru semnătură, ajung întotdeauna pe e-mail, indiferent de opțiunea pe care o alegi.
Deschiderea clopoțelului marchează notificările ca citite?
Nu. Deschiderea ei doar le marchează ca văzute și reduce numărul roșu. O notificare se marchează ca citită când o apeși, sau toate deodată cu «Marchează tot ca citit».
- Notificări
- Productivitate
- Echipă