É um problema que quase todas as PME conhecem: o programa de gestão avisa de tudo por e-mail. Um novo lead, uma tarefa concluída, um registo de ponto, um resumo do dia. Ao fim de algumas semanas, as pessoas criam uma regra para os enviar para uma pasta que ninguém abre. E no dia em que chega o aviso que realmente importava, um recibo de vencimento para assinar ou uma cobrança que falhou, também acaba nessa pasta.
Mudámos a forma como a BionicAdri avisa para que isso não aconteça. A ideia é simples: o sino guarda tudo e o e-mail só leva o que não pode esperar.
Porque é que os e-mails de notificações saturam uma equipa?
Porque misturam duas coisas distintas. Há avisos que exigem uma ação tua, como assinar, aprovar, responder ou rever uma falha. E há avisos que apenas informam sobre algo que já aconteceu. Se ambos chegam ao mesmo sítio e com o mesmo aspeto, o cérebro aprende a ignorá-los todos.
A solução não é retirar avisos. É enviar cada um pelo canal que lhe corresponde: o urgente para o e-mail, que é o que vês mesmo que não tenhas a aplicação aberta, e o informativo para um sítio onde o possas consultar quando quiseres.
As três opções de «Avisos por e-mail»
Cada pessoa escolhe no seu perfil, no separador Avisos por e-mail, o que também lhe chega por e-mail. O sino recebe quase todos os avisos de qualquer forma; esta opção só decide o e-mail.
- Todos. Cada aviso da plataforma também te chega por e-mail.
- Apenas críticos. É a opção recomendada e a que vem por defeito. Só te chega por e-mail o que exige que faças algo ou é uma alerta. O resto fica no sino.
- Nenhum. Só recebes os e-mails necessários para entrar na tua conta.
Cada pessoa altera a sua. Ninguém decide por ti quantos e-mails recebes.
O que conta como aviso crítico?
Com «Apenas críticos», recebes por e-mail, entre outros:
- Acesso e segurança: recuperar a palavra-passe, verificar o e-mail, o convite de registo, os códigos para assinar ou um início de sessão suspeito. Estes chegam sempre, escolhas a opção que escolheres.
- Assinaturas e recibos de vencimento: documentos ou recibos de vencimento que aguardam a tua assinatura, os respetivos lembretes e anulações.
- Férias e licenças: quando são aprovadas, rejeitadas, canceladas ou anuladas.
- Turnos: quando te atribuem ou te mudam um turno.
- Reuniões e marcações: convites e marcações reservadas ou canceladas.
- Cobranças e vendas: uma cobrança automática que falha, uma fatura vencida que é escalada ou um orçamento assinado.
- Prazos legais e fiscais: denúncias do canal de ética, pedidos de direitos sobre dados e prazos fiscais.
- Alertas do sistema: falhas, disco cheio ou suporte urgente.
O resumo diário, os novos leads, os registos de ponto, as tarefas ou a manutenção vivem no sino.
O sino: visto não é o mesmo que lido
O sino da aplicação funciona como o de qualquer telemóvel, com um detalhe importante: abri-lo não marca nada como lido.
- O número vermelho conta as notificações novas que ainda não viu.
- Ao clicar numa notificação, esta é marcada como lida e leva-o ao respetivo ecrã.
- Marcar tudo como lido limpa a lista de uma vez.
- Ver todas abre a sua caixa de entrada completa, com filtros por Todas, Não lidas e Críticas, e por tipo de notificação.
Assim, pode dar uma vista de olhos rápida sem perder de vista o que ainda tem pendente.
O lembrete das 72 horas
E se uma notificação do sino ficar dias sem ser lida? É para isso que existe o lembrete. Se estiver em «Apenas críticas» e uma notificação que só existe no sino estiver há mais de 72 horas sem ser lida, recebe um único e-mail, pela manhã de um dia útil, com a lista dessas notificações.
Tem três limites pensados para que não se torne noutro e-mail pesado: só considera os últimos 14 dias, cada notificação é recordada uma única vez e, se escolher «Todas» ou «Nenhuma», não é enviado.
Menos notificações repetidas e assuntos que se entendem
Além de escolher o canal, reduzimos o ruído na origem:
- As alterações de turno são agrupadas: se os RH ajustarem vários turnos seguidos, recebe uma única notificação por lote, não uma por cada alteração.
- As notificações de férias e de alterações de registo de ponto levam no assunto as datas ou o registo de ponto concreto, para que saiba do que se trata sem a abrir.
- Cada notificação sai no idioma da pessoa que a recebe.
Os e-mails que não vão para uma conta da plataforma, como os que são enviados para o endereço de um cliente, não passam por este filtro: são comunicações com terceiros, não notificações internas.
O que a sua empresa ganha
Uma caixa de entrada com menos notificações é uma caixa de entrada que as pessoas voltam a ler. Quando só chega por e-mail o que exige uma ação, um e-mail do BionicAdri volta a significar «tem de fazer algo». E o informativo continua lá, organizado no sino, para quem quiser consultá-lo.
Se quiser saber como saem as mensagens para clientes e contactos, falamos disso em quando o ADRI lhe pede permissão e quando não. Mais sobre o dia a dia da equipa em férias, permissões e turnos e na caixa de entrada, WhatsApp e Telegram, ou peça uma demonstração.
Perguntas frequentes
O administrador pode alterar as minhas notificações por e-mail?
Não. Cada pessoa escolhe a sua opção a partir do seu perfil, no separador Notificações por e-mail. Por predefinição é «Apenas críticas».
Deixarei de receber o e-mail para recuperar a palavra-passe?
Não. As notificações de acesso e segurança, como recuperar a palavra-passe ou os códigos para assinar, chegam sempre por e-mail, escolha a opção que escolher.
Abrir o sino marca as notificações como lidas?
Não. Abrir o sino apenas as marca como vistas e reduz o número vermelho. Uma notificação é marcada como lida ao clicar nela, ou todas de uma vez com «Marcar tudo como lido».
- Notificações
- Produtividade
- Equipa