C'est un problème que presque toutes les PME connaissent : le logiciel de gestion envoie tout par e-mail. Un nouveau lead, une tâche clôturée, un pointage, un résumé de la journée. Au bout de quelques semaines, les gens créent une règle pour les envoyer dans un dossier que personne n'ouvre. Et le jour où arrive la notification qui comptait vraiment, un bulletin de paie à signer ou un encaissement qui a échoué, elle finit aussi dans ce dossier.
Nous avons changé la façon dont BionicAdri vous avertit pour que cela n'arrive pas. L'idée est simple : la cloche garde tout et l'e-mail ne porte que ce qui ne peut pas attendre.
Pourquoi les e-mails de notifications saturent-ils une équipe ?
Parce qu'ils mélangent deux choses différentes. Il y a des notifications qui demandent une action de votre part : signer, approuver, répondre ou vérifier une panne. Et il y a des notifications qui informent seulement de quelque chose qui a déjà eu lieu. Si les deux arrivent au même endroit et avec le même aspect, le cerveau apprend à les ignorer toutes.
La solution n'est pas de supprimer des notifications. C'est d'envoyer chacune par le canal qui lui correspond : l'urgent par e-mail, que vous consultez même sans avoir l'application ouverte, et l'informatif dans un endroit où vous pouvez le consulter quand vous voulez.
Les trois options de « Notifications par e-mail »
Chaque personne choisit dans son profil, dans l'onglet Notifications par e-mail, ce qui lui arrive aussi par e-mail. La cloche reçoit de toute façon presque toutes les notifications ; cette option ne décide que de l'e-mail.
- Tous. Chaque notification de la plateforme vous arrive aussi par e-mail.
- Seulement les critiques. C'est l'option recommandée et celle par défaut. Vous ne recevez par e-mail que ce qui exige une action de votre part ou constitue une alerte. Le reste reste dans la cloche.
- Aucun. Vous ne recevez que les e-mails nécessaires pour accéder à votre compte.
Chaque personne modifie les siennes. Personne ne décide à votre place du nombre d'e-mails que vous recevez.
Qu'est-ce qui compte comme alerte critique ?
Avec « Seulement les critiques », vous recevez par e-mail, entre autres :
- Accès et sécurité : récupérer le mot de passe, vérifier l'e-mail, l'invitation d'inscription, les codes pour signer ou une connexion suspecte. Ces messages arrivent toujours, quelle que soit l'option choisie.
- Signatures et bulletins de paie : documents ou bulletins de paie qui attendent votre signature, leurs rappels et leurs annulations.
- Congés et permissions : quand ils sont approuvés, refusés, annulés ou supprimés.
- Plannings : quand on vous attribue ou modifie un créneau.
- Réunions et rendez-vous : invitations et rendez-vous réservés ou annulés.
- Encaissements et ventes : un prélèvement automatique qui échoue, une facture échue qui est escaladée ou un devis signé.
- Délais légaux et fiscaux : signalements du canal éthique, demandes de droits sur les données et échéances fiscales.
- Alertes système : pannes, disque plein ou support urgent.
Le résumé quotidien, les nouveaux leads, les pointages, les tâches ou la maintenance vivent dans la cloche.
La cloche : vu n'est pas la même chose que lu
La cloche de l'application fonctionne comme celle de n'importe quel mobile, avec un détail important : l'ouvrir ne marque rien comme lu.
- Le chiffre rouge compte les nouvelles notifications que tu n'as pas encore vues.
- Quand tu cliques sur une notification, elle est marquée comme lue et t'emmène vers son écran.
- Tout marquer comme lu nettoie la liste d'un coup.
- Tout voir ouvre ta boîte complète, avec des filtres par Toutes, Non lues et Critiques, et par type de notification.
Ainsi, tu peux jeter un coup d'œil rapide sans perdre le fil de ce qui te reste à faire.
Le rappel des 72 heures
Et si une notification de la cloche reste des jours sans être lue ? C'est là que sert le rappel. Si tu es en « Critiques uniquement » et qu'une notification qui ne vit que dans la cloche reste plus de 72 heures sans être lue, tu reçois un seul e-mail, le matin d'un jour ouvré, avec la liste de ces notifications.
Il a trois limites pensées pour qu'il ne devienne pas un autre e-mail pesant : il ne compte que les 14 derniers jours, chaque notification n'est rappelée qu'une seule fois et, si tu choisis « Tous » ou « Aucun », il n'est pas envoyé.
Moins de notifications répétées et des objets compréhensibles
En plus de choisir le canal, nous avons réduit le bruit à la source :
- Les changements d'horaires sont regroupés : si les RH ajustent plusieurs horaires d'affilée, tu reçois une seule notification par série, pas une par changement.
- Les notifications de congés et de changements de pointage portent dans l'objet les dates ou le pointage concerné, pour que tu saches de quoi il s'agit sans l'ouvrir.
- Chaque notification part dans la langue de la personne qui la reçoit.
Les e-mails qui ne vont pas à un compte de la plateforme, comme ceux envoyés à l'adresse d'un client, ne passent pas par ce filtre : ce sont des communications avec des tiers, pas des notifications internes.
Ce que gagne ton entreprise
Une boîte de réception avec moins de notifications est une boîte que les gens relisent. Quand seul arrive par e-mail ce qui demande une action, un e-mail de BionicAdri signifie à nouveau « tu dois faire quelque chose ». Et l'informatif reste là, rangé dans la cloche, pour qui veut le consulter.
Si tu veux savoir comment partent les messages vers les clients et les contacts, nous l'expliquons dans quand ADRI te demande l'autorisation et quand elle ne le fait pas. Plus sur le quotidien de l'équipe dans congés, autorisations et horaires et dans la boîte e-mail, WhatsApp et Telegram, ou demande une démo.
Questions fréquentes
L'administrateur peut-il modifier mes notifications par e-mail ?
Non. Chaque personne choisit son option depuis son profil, dans l'onglet Notifications par e-mail. Par défaut, c'est « Critiques uniquement ».
Vais-je cesser de recevoir l'e-mail de récupération du mot de passe ?
Non. Les notifications d'accès et de sécurité, comme la récupération du mot de passe ou les codes pour signer, arrivent toujours par e-mail, quelle que soit l'option choisie.
Ouvrir la cloche marque-t-il les notifications comme lues ?
Non. L'ouvrir ne fait que les marquer comme vus et fait baisser le chiffre rouge. Une notification est marquée comme lue quand on clique dessus, ou toutes en même temps avec « Tout marquer comme lu ».
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